Поводом повремених неспоразума који се појављују у међународно- правном саобраћају, а делимично су последица и неусаглашеног рада државних органа и органа локалне самоуправе Републике Србије указала се потреба да се сачини подсетник који ће послужити надлежним органима у стриктној и доследној примени међународних прописа важећих на територији Републике Србије, који се односе на легализацију јавних исправа за употребу у иностранству.
Легализација докумената ( тзв. « пуна легализација»)
Јавне исправе, издате на територији Републике Србије за употребу у иностранству , оверавају се на основу важећег Закона о легализацији исправа у међународном промету (« Сл. Лист СФРЈ» 6/1973). Овером документа ( јавне исправе ), у смислу овог закона потврђује се веродостојност потписа лица , које је документ потписало и отиска печата органа који је документ издао.
По правилу оверава се изворни, оригинални документ. Превод се легализује на исти начин као и оригинални документ.
1. Председник основног суда, односно судија кога он одреди, својим потписом и печатом суда, оверава документа које су издали органи са седиштем на подручју тог суда;
2. Министарство правде Републике Србије врши надоверу потписа председника суда и печата суда на документима издатим у Републици Србији;
3. Министарство спољних послова Републике Србије потписом овлашћеног лица и печатом министарства потврђује потпис и печат надлежног Министарства правде на основу депонованог потписа лица овлашћеног за оверу и печат надлежног Министарства правде;
4. Тако оверена домаћа документа надоверава инострани орган ( дипломатско –конзуларно представништво државе у којој ће се документ користити акредитованог у Републици Србији).
Документа издата у Републици Србији која ће се употребити у иностранству овераваће се само ако закон државе у којој ће та документа бити употребљена захтева оверу.
Поступак по Хашкој конвенцији
Уколико се документи (јавне исправе) издати у Републици Србији користе у државама потписницама Хашке конвенцији о укидању потребе легализације страни јавних исправа («Службени лист ФНРЈ» бр.10/62-додатак међународни уговори и други споразуми), потврду њихове веродостојности извршиће председник суда или овлашћени судија надлежног Основног суда својим потписом и печатом суда.Основни суд је надлежан за оверу докумената које су издали органи са седиштем на подручју тог суда. Овера по Хашкој конвенцији врши се на самом оригиналном документу или на његовом додатку. Образац потврде посебно је прописан Хашком конвенцијом и израђен као штамбиљ у који се уписују одређени подаци (печат « Apostille»). Потврда (штамбиљ) има облик квадрата са страном од најмање 9 цм и састављена је на службеном језику органа државе која је издаје. Наводи које она садржи могу бити састављени на неком другом језику, али наслов « Apostille ( Convention de La Haye du 5 octobre 1961.)» мора да гласи на француском језику. Потврда прописно испуњена , потврђује веродостојност потписа , својство потписника документа и истинитост печата или жига којим је документ снабдевен. Потпис и печат на потврди (штамбиљу) ослобођени су било какве даље овере и тако оверен документ је подобан за употребу у свим државама потписницама Хашке конвенције.Хашка конвенција не примењује се на административне исправе које се односе на неки трговински или царински посао и на исправе које су издали дипломатско -конзуларни представници. У складу са чланом 6. став 1. Хашке конвенције свака држава уговорница слободна да одреди одговарајуће државне органе надлежне за издавање потврде «Apostille».Посебно треба нагласити да је према важећим прописима у Србији у смислу Хашке конвенције за оверу докумената надлежан Основни суд који печатом «Apostille» оверава сва документа која су издали органи са седиштем на подручју тога суда. Министарство правде може оверавати печатом «Apostille» документа која су издали органи са седиштем на подручју било ког основног суда на територији Републике Србије уколико су испуњени услови да могу потврдити потпис овлашћеног лица и печат органа који је документ издао (поседују депонован потпис и отисак печата).
Када легализација није потребна
Легализација јавних исправа није потребна, као ни потврда Апостилле:
· Када између Србије и државе, у којој ће се употребити јавна исправа, постоји потврђен међународни уговор о ослобађању одређених јавних исправа од било какве легализације.
· Када исправе издате у Србији, по основу фактичке узајамности, не подлежу легализацији за употребу у некој држави, као и исправе те државе за употребу у Србији;
· Када орган државе пред којим ће се употребити јавна исправа издата у Србији не захтева легализацију;
· Када легализација није могућа због природе, карактера, или типа јавне исправе, (путне исправе, личне карте и сл.), као и када се јавне исправе односе на комерцијалне, спољнотрговинске или царинске послове, односно, прате робу, при извозу и увозу, а издају их, или оверавају, надлежна привредна комора, или царински органи (царинске декларације, фактуре, уверења о царинском надзору, пореклу робе, директној пошиљци, крајњем кориснику и сл.).
Државе са којима Србија има потврђене билатералне уговоре о међусобном ослобађању јавних исправа од легализације.
Приликом овере треба пазити и на постојање билатералних уговора према којима документа издата од надлежних органа једне стране уговорнице имају исту доказну снагу на територији друге државе уговорнице без посебне овере, као и домаће јавне исправе.
Постојање билатералног уговора искључује примену Хашке конвенције и потребу овере «Apostille» печата.
Поступак овере пред Основним судом у Сомбору
Поступак се покреће постављањем усменог захтев службенику судске управе (соба бр.60, 3.спрат зграде Основног суда у Сомбору), уз обавезно достављање исправе која се има доставити. Захтев не мора бити поднет лично, односно са исправом која се има оверити може се обратити било које лице овлашћено од стране носиоца исправе за вршење поступка овере, без потребе подношења посебне пуномоћи. Такса за оверу износи 2.090,00 динара, с тим што се не препоручује плаћање таксе унапред, већ тек након што овлашћено лице суда изврши увид у исправу и утврди да је иста подобна за оверу.
НАПОМЕНА Овера исправе пред Основним судом у Сомбору могућа је искључиво за јавне исправе издате на подручју општина Сомбор, Апатин и Оџаци и чији је потписник депоновао потпис код суда, ради утврђивања саобразности депонованог потписа са потписом на исправи. У случају да је исправа издата од стране органа јавне власти на подручју општина Сомбор, Апатин и Оџаци, али потписник није депоновао свој потпис код овог суда, овера исправе није могућа док исти не депонује свој потпис.
У случају да достављена исправа испуњава све параметре за оверу, странка се упућује на уплату таксе, те се овера исправе врши у току истог дана по подношењу захтева. Радно време са странкама је од 08 до 14 часова, услед природе саме овере и потребе увида у исправу која се оверава, не постоји могућност подношења електронског захтева за оверу.
Све додатне информације могу се добити позивом на бр.телефона 025/414-806 или путем мејла на адресу uprava@so.os.sud.rs.
